Contoh Format Supervisi Administrasi Tata Usaha (OPS)

Program kerja tata usaha SD merupakan sebuah program yang harus ada ketika awal tahun ajaran baru atau tahun anggaran baru. Biasanya dibuat oleh tenaga administrasi sekolah yang kamu tempati. Dimana tujuan dari pembuatan program administrasi adalah sebagai pedoman ataupun acuan TU untuk melakukan tugas ketatausahaan sekolah.

Ada banyak tugas kerja dari tata usaha, diantaranya menyusun administrasi kepegawaian, kesiswaan, sarana prasaran. Selain itu juga sebagai operator sekolah mendampingi Kepala Sekolah, Tenaga Pendidik, dan Siswa agar bisa masuk dalam database Pendidikan atau aplikasi yang berlaku di daerah masing-masing.

Karena tugas kerja tata usaha itu sangat banyak tentu yang memegang posisi ini haruslah sumber daya manusia yang mampu dalam menyusun administrasi baik dalam dokumen fisik maupun bekerja dengan komputer. Agar bisa lebih paham terkait program kerja tata usaha sekolah 2023, berikut ini kita akan mengenalkan kepada kalian hal-hal yang berkaitan dengan administrasi tata usaha dan contoh format program kerja tata usaha yang bisa kamu download.

Aturan Kementerian Pendidikan Tentang Tata Usaha Sekolah

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 Tahun 2008 Bab Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah dijelaskan bahwa Tenaga administrasi sekolah/madrasah itu terdiri dari :

  • Kepala tenaga administrasi sekolah dan madrasah
  • Pelaksana kegiatan atau urusan meliputi berbagai administrasi sekolah. Diantaranya administrasi kepegawaian, administrasi humas, administrasi sarana prasana, administrasi keuangan, administrasi surat dan arsip, administrasi kesiswaan, administrasi kurikulum dan juga administrasi layanan umum baik bagi MI/SD/SDLB, MTS/SMP, MA/SMA,SMK.
  • Dan petugas dengan layanan khusus. Diantaranya ada tukang kebun, penjaga sekolah, pesuruh, office boy, dan sebagainya.

Dengan susunan tenaga kerja di atas maka sebagai kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah harus memenuhi standar nasional. Nah berikut ini standar tata usaha MI/SD/SDLB secara nasional :

  • Mempunyai Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat dengan program studi yang relevan. Selain itu dengan pengalaman kerja sebagai tata usaha sekolah maupun madrasah minimal 4 tahun.
  • Telah mempunyai sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah. Dimana sertifikat tersebut diberikan oleh lembaga yang sah di mata pemerintah.

Standar tersebut juga berlaku untuk pelaksana urusan dibawah kepala administrasi sekolah. Sedangkan untuk petugas layanan khusus minimal lulusan SMP/MTS. Aturan ini berdasarkan Permendiknas No.24 tahun 2008 dan juga Permendikbud No.32 tahun 2018.

Jenis Administrasi Tata Usaha Berdasarkan Bidang yang Dikerjakan

Sebelum kita beralih pada contoh administrasi tata usaha sekolah SD/MI, kita bahas dulu berbagai jenisnya berdasarkan tugas bidangnya masing-masing. Secara umum ada 9 bidang administrasi yang tugasnya harus kamu ketahui sebelum nantinya membuat format supervisi tata usaha 2023 :

Kepala Tata Usaha Sekolah

Adapun berikut beberapa tugas untuk kepala tenaga administrasi sekolah yang harus kamu kerjakan :

1. Program Kerja Pelayanan Harian

  • Membuat catatan di buku kegiatan harian.
  • Menyusun Surat Instruksi dari Kepala Sekolah.
  • Membuat surat kuasa dari sekolah.
  • Mengkoordinasikan pengadministrasian kepegawaian di sekolah.
  • Mengkoordinasi segala persuratan dan juga pengarsipan.
  • Mengkoordinasikan tugas carakan / 7K.
  • Membantu memberikan pelayanan kepada siswa, masyarakat maupun instansi lain.

2. Program Kerja Pelayanan Mingguan

Misalnya membuat Surat Keputusan Kepala Sekolah atas perintah Kepala Sekolah masing-masing.

3. Program Kerja Pelayanan Bulanan

  • Membantu koordinasi pengadministrasian keuangan sekolah.
  • Mengkoordinir pengadministrasian kesiswaan.
  • Mengkoordinasi pengadministrasian kurikulum.
  • Membantu koordinasi pengadministrasian kehumasan.
  • Mengkoordinasi pengadministrasian Dapodik.
  • Mengkoordinir pengadministrasian perpustakaan.
  • Mengkoordinasikan pengadministrasian bimbingan konseling.
  • Membantu koordinasi pengadministrasian Lab. Baik itu lab IPA, IPS, Bahasa, Komputer, dan sebagainya.

4. Program Kerja Pelayanan Tri Wulan

Misalnya mengkoordinasikan pengadministrasian sarana prasana di sekolahan.

5. Program Kerja Pelayanan Semesteran

  • Membantu koordinasi pelaksaan kegiatan di sekolah diantaranya MPLS, UTS, UAS, UN, US, Try Out, RAKER, dan sebagainya.
  • Melakukan pengawasan dan mengevaluasi kinerja pegawai dibawahnya.
  • Membuat program pembinaan dan pengembangan karir pegawai di bawahnya.
  • Melakukan penilaian Dunia Usaha dan Dunia Industri atau DUDI.

6. Program Kerja Pelayanan Tahunan

  • Menyusun Program Kerja Administrasi Tata Usaha 2023/2024.
  • Membuat Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah dengan tim.
  • Merangkai pembagian tugas untuk melaksanakan urusan ketatausahaan sekolah.
  • Membuat peraturan sekolah atas instruksi Kepala Sekolah.
  • Mengkoordinasi kegiatan PPDB atau Penerimaan Peserta Didik Baru.
  • Melaksanakan penilaian kinerja pegawai dibawahnya.
  • Membuat laporan sekolah.

Bidang Administrasi Kepegawaian

Kemudian untuk bidang administrasi kepegawaian juga mempunyai tugas pokok inti yang harus mereka kerjakan, diantaranya :

1. Program Kerja Harian

  • Membuat dan mengisi buku kegiatan harian.
  • Menyusun surat keterangan untuk berbagai keperluan.

2. Program Kerja Bulanan

  • Menyusun daftar hadir untuk guru dan karyawan yang ada di sekolah.
  • Menyusun laporan bulanan.

3. Program Kerja Semesteran

Diantaranya seperti membuat laporan keadaan semua guru, lalu jabatan yang ada di sekolah, pengawas dan semua tenaga kependidikan yang terlibat.

4. Program Kerja Tahunan

  • Menyusun program kerja
  • Merekomendasikan kenaikan pangkat
  • Menyusun analisis untuk kebutuhan guru maupun pegawai
  • Bisa membuat pengusulan pensiunan guru maupun pegawai
  • Membuat pengusulan pembuatan Karir, Karpeg, Taspen, Karsu dan sebagainya.
  • Merekomendasikan asuransi pegawai seperti BPJS.
  • Menyusun penilaian Kinerja Pegawai Sekolah
  • Membuat DUK atau Daftar Urut Kepangkatan di Sekolah
  • Menyusun pembuatan laporan

Bidang Pelaksana Urusan Keuangan

Adapun berikut ini tugas Tenaga Administrasi Sekolah atau TAS yang ada di bidang pelaksana urusan keuangan sekolah :

  1. Program Kerja Harian
  • Wajib untuk mengisi kegiatan harian bidang keuangan
  • Melakukan pengelolaan keuangan baik barang dan jasa
  • Mengelola segala keuangan BOS dan BOP
  • Menyusun pembuatan rincian SPPD
  1. Program Kerja Bulanan
  • Menyusun Buku Kas Umum
  • Menyusun Buku bantu bank
  • Menyusun buku bantu pajak
  • Menyusun buku bantu kas
  • Menyusun pengusulan gaji pegawai atau OL DPPKAD
  • Menyusun pengusulan kenaikan gaji pegawai secara berkala
  1. Program Kerja Tri Wulan
  • Menyusun laporan pemakaian penggunaan dana BOS maupun BOP
  1. Program Kerja Tahunan
  • Menyusun program kerja tentang administrasi keuangan
  • Membuat RKAS dengan tim
  • Membuat pelaporan pajak tahunan biasanya menggunakan Effin
  • Menyusun berbagai laporan

Bidang Urusan Sarana Prasarana

Adapun berikut berbagai tugas Tata Usaha atau Tenaga Administrasi Sekolah untuk bidang urusan sarana prasarana :

  1. Program Kerja Harian
  • Melakukan pengisian pada buku kegiatan harian
  • Menyusun buku catatan penerimaan dan pengeluaran baik itu Barang Inventaris maupun non inventaris.
  • Membuat untuk catatan peminjaman dan pengembalian segala barang inventaris
  1. Program Kerja Mingguan
  • Menyelesaikan tugas menandatangi berbagai faktur belanja barang yang didapatkan dari dana APBD atau APBN.
  1. Program Kerja Bulanan
  • Melakukan pengisian buku golongan barang inventaris atau buku induknya
  • Membuat berbagai kartu inventaris barang dan kartu inventaris ruang
  • Menyusun buku pencatatan penerimaan barang inventaris maupun non inventaris
  • Melakukan administrasi perawatan dan juga perbaikan berbagai barang inventaris
  • Melakukan penomoran berbagai barang inventaris
  • Mencatat buku barang Alat Tulis Kerja yang harus ditambah atau dibeli kembali
  1. Program Kerja Triwulan
  • Menyusun program kerja
  • Mencatat kebutuhan barang atau mengusulkannya untuk satu tahun anggaran
  • Membuat pengusulan penghapusan berbagai baran inventari yang tidak dibutuhkan
  • Menyusun laporan untuk triwulan
  1. Program Kerja Tahunan
  • Menyusun program kerja tahunan
  • Mencatat pengusulan kebutuhan barang yang dibutuhkan selama 1 tahun anggaran
  • Mencatat penghapusan berbagai barang inventaris
  • Menyusun laporan untuk satu tahun

Bidang Hubungan Sekolah Masyarakat

Berikut ini berbagai tugas tata usaha sekolah yang ada di bidang hubungan sekolah masyarakat yang harus kamu tau :

  1. Program Kerja Harian
  • Mengisikan buku kergiatan harian
  • Menyusun surat perjanjian kerjasama atau MOU
  • Melakukan berbagai MOU dengan masyarakat
  1. Program Kerja Bulanan
  • Menyusun notula
  • Membuat berbagai pengumuman yang dibutuhkan sekolah
  1. Program Kerja Tahunan
  • Menyusun Program Kerja Humas atau Hubungan Masyarakat
  • Meyusun daftar hadir Prakerin atau DUDI
  • Menyusun berbagai laporan tahunan

Bidang Persuratan dan Pengarsipan Sekolah

Adapun berikut ini adalah tugas tata usaha yang ada di bagian persuran dan pengarsipan sekolah yang harus kamu ketahui :

  1. Program Kerja Harian
  • Mengisikan buku kegiatan harian
  • Membuat agenda surat masuk maupun keluar
  • Meneruskan desposisi untuk surat masuk
  • Membuat berbagai surat dinas, undangan, edaran, tugas, SPPD, surat pengantar dan surat keterangan.
  1. Program Kerja Mingguan
  • Mengidetifikasi surat dan sifat surat tersebut
  • Membuat arsip surat di file surat menggunakan kode yang sesuai
  1. Program Kerja Bulanan
  • Menyusun surat pernyataan
  • Menyusun berita acara yang dibutuhkan
  1. Program Kerja Semesteran
  • Bertugas untuk mengumpulkan leger nilai
  • Mengumpulkan berbagai buku rapor
  1. Program Kerja Tahunan
  • Menyusun program kerja
  • Menyusun daftar nama siswa siswi
  • Mengumpulkan semua data siswa sekaligus membuat nomor induk siswa
  • Menyusun buku klaper
  • Mempersiapkan kegiatan PPDB dan MATSAMA
  • Menyusun pernyataan calon siswa
  • Membuat berbagai usulan BSM
  • Bertugas mengumpulkan data siswa untuk kegiatan ujian akhir
  • Membuat pengusulan siswa siswi yang akan masuk PTN jalur prestasi, minat dan bakat untuk SMA/SMK
  • Membuat catatan perkembangan belajar siswa, selain itu juga lulusan yang telah bekerja di PT bagi siswa SMA/SMK
  • Menyusun laporan tahunan

Bidang Kurikulum Sekolah

Berikut ini adalah tugas yang berkaitan dengan bidang kurikulum sekolah baik oleh Kaur maupun Waka Kurikulum :

  1. Program Kerja Harian
  • Mengisikan buku agenda kegiatan harian
  • Mempersipakan dan membuatkan perangkat guru
  1. Program Kerja Mingguan
  • Mempersiapkan dan membuat agenda ekstra kulikuler sekolah
  • Membuat agenda kerja MGMP dan sekaligus menyiapkannya
  • Mempersiapkan dan menyusun formulir penilaian siswa
  1. Program Kerja Semesteran
  • Bertugas untuk membuat jadwal kegiatan sekolah
  • Mempersiapkan segala kelengkapan ujian semester
  1. Program Kerja Tahunan
  • Menyusun program kerja kurikulum
  • Menyusun buku jurnal untuk berbagai pembelajaran
  • Menyiapkan buku agenda untuk mengajar
  • Menyusun laporan kurikulum

Bidang Administrasi Layanan Khusus

Bidang administrasi layanan khusus meliputi penjaga sekolah, tukang kebun, tenaga kebersihan, pesuruh, pengemudi, satpam, Operator Dapodik, dan tambahan lainnya.

Tugasnya bisa disesuaikan dengan ranah tugasnya masing-masing. Misalnya Operator Dapodik, program hariannya meliputi mengisi buku harian kegiatan, entri data siswa. Kemudian untuk bulanannya mereka harus cek kelengkapan input data untuk kebutuhan tunjangan sertifikasi, cek data GTK, verifikasi data dan sebagainya termasuk untuk proker semesteran dan tahunan.

Format Supervisi Untuk Bagian Administrasi  Tata Usaha Sekolah

Setelah kita tau apa saja program kerja dari bagian Tata Usaha dan target kerjanya, maka selanjutnya nanti akan ada tindakan supervisi terkait untuk bagian administrasi tata usaha ini oleh pengawas terkait. Nah formatnya setidaknya harus memenuhi komponen berikut ini:

  1. Cover
  2. Halaman Judul untuk supervisi
  3. Lembaran pengesahan yang sudah bertanda tangan
  4. Membuat kata pengantar yang sesuai dengan kegiatan supervisi
  5. Halaman daftar isi
  6. Bab I meliputi pendahuluan yang isinya ada latar belakang, dasar hukum, tujuan atau target masing-masing, ruang lingkup.
  7. Bab II nanti akan berisi program tahun berjalan yang sesuai dengan rincian di atas. Dari mulai program kerja harian hingga tahunan.
  8. Bab III akan berisi penutup.

Adapun berikut ini contoh format supervisi administrasi sekolah khususnya Madrasah Ibtidaiyah yang bisa kamu download untuk melengkapi daftar administrasi sekolah setiap tahunnya atau per semesternya.

Kami menyediakan format Program Kerja Usaha Terbaru yang bisa kalian download filenya dan kalian isikan sesuai dengan kebutuhan sekolah.

Selain itu kami sertakan juga untuk format program kerja atau perangkat milik Kepala Sekolah, berikut dengan Waka Kurikulumnya dan Humas yang bisa juga kalian download segara GRATIS.

Yuk mari kita lengkapi arsip administrasi sekolah sesegera mungkin, karena pekerjaan seperti ini apabila tidak dikerjakan secara berkala akan menumpuk dan tentunya akan mengganggu agenda sekolah lainnya. Mari bergotong royong memajukan sekolah, selain dari tenaga pendidik dan semakin teredukasi bersama dengan siswanya, sekolah juga harus punya pembendaharaan administrasi yang lengkap.

Referensi :

  1. https://katulis.com/administrasi-tata-usaha-sekolah/
  2. https://www.rumahbelajarsmart.com/2021/12/download-program-kerja-tata-usaha-tu-lengkap.html

Add a Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

error: Content is protected !!